Allgemein
ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) ist ein standardisiertes Format für den elektronischen Austausch von Rechnungen.
Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine PDF-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten. Die Rechnung kann dadurch wie eine normale PDF-Datei gelesen werden, gleichzeitig können die enthaltenen Rechnungsdaten von Software-Systemen automatisch verarbeitet werden.
ZUGFeRD basiert auf dem internationalen Standard Factur-X und ermöglicht damit einen medienbruchfreien Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen.
Der große Vorteil: Eine Rechnung kann sowohl für Menschen lesbar als auch für Maschinen auswertbar sein. Dadurch können beispielsweise Rechnungsdaten automatisch in ein ERP- oder Buchhaltungssystem übernommen werden, ohne dass die Daten manuell erfasst werden müssen.
ZUGFeRD wird in verschiedenen Versionen bzw. Profilen angeboten, die sich hinsichtlich des Umfangs und der Anforderungen an die enthaltenen Rechnungsdaten unterscheiden.
Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie ZUGFeRD in COGLAS verwendet bzw. verarbeitet wird und welche Einstellungen dafür erforderlich sind.
Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten – nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem – problemlos möglich ist.
Was müssen Sie als User tun?
Bitte prüfen Sie, ob Ihr COGLAS in der Version vorliegt, in der ZugFerd unterstützt wird, ansonsten erhalten Sie nur eine normale PDF
Wenn Sie COGLAS in einer Version mit dem neuen ZUGFeRD-Prozess einsetzen, müssen Sie nichts weiter einstellen). Wenn Sie die Rechnung als PDF downloaden, wird automatisch die XML Datei versteckt im PDF erstellt. (siehe auch, wie ZugFerd funktioniert).
Wie ZUGFeRD funktioniert
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Hybrid-Prinzip: Eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten liegt versteckt im PDF.
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Rechtliche Norm: Es erfüllt die europäische Norm EN 16931 und gilt daher als rechtssichere E-Rechnung.
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Identisch mit Factur-X: International ist das Format unter dem Namen Factur-X bekannt. [1, 2, 3]
Vorteile des Formats:
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Für Menschen: Die PDF-Ansicht ist gewohnt übersichtlich und ohne Spezialsoftware lesbar.
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Für Maschinen: Buchhaltungssysteme lesen die XML-Daten fehlerfrei und schnell aus.
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Einfacher Start: Perfekt geeignet, um die gesetzliche E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr (B2B) zu erfüllen
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