Sofortrechnungen

Allgemein

Zur Korrektur von erstellen Lagergeldrechnungen (auch später Dienstleistungsrechnungen) oder auch einfach zur Erfassung manueller Rechnungen benötigt der User ein Tool, mit dem er Gutschriften oder Manuelle Rechnungen erstellen kann.

Übersicht

Die Sofortrechnungen werden in der Übersicht untereinander als Liste angezeigt.

Sofortrechnung hinzufügen

Zunächst werden alle Kopfdaten für die Sofortrechnung festgelegt. Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder. Diese beinhalten folgende Punkte:

Feld	Beschreibung
Erstellungsdatum	Erstellungsdatum der Rechnung
Rechnungsnummer	entweder Temp+Rechnungsnummer (Status Ready for invoice) oder echte Rechnungsnummer (Status invoiced)
Rechnungsdatum	Das auf den Rechnungen auszuweisende Leistungsdatum ist der Zeitpunkt, zu dem eine Lieferung umsatzsteuerlich erfasst wird. Eine Fehlbeurteilung des Zeitpunkts führt dazu, dass Umsatzsteuer-Erklärungen und Rechnungen falsch sind. Bei erster Erstellung einer Rechnung ist das Rechnungsdatum nie gefüllt, es kann manuell erfasst werden. Soll eine Rechnung erstellt werden, ohne das das Rechnungsdatum gefüllt ist, so erfolgt für den User ein Warnhinweis, dass auf diesen Umstand hinweist.
Bezeichnung	Eindeutige Bezeichnung für diese Rechnung
Beschreibung	Textuelle Beschreibung der Rechnung
Mandant	Auswahl eines Mandanten für diese Rechnung
Abrechnungszeitraum von	Der Abrechnungszeitraum von gibt das Startdatum der Rechnungsperiode an.
Abrechnungszeitraum bis	Der Abrechnungszeitraum bis gibt das Enddatum der Rechnungsperiode an.
Leistungszeitraum von	Das Leistungszeitraum von gibt das Startdatum der Leistungserbringung an.
Leistungszeitraum bis	Das Leistungszeitraum bis gibt das Enddatum der Leistungserbringung an.
Status	Created, Ready for invoice, Invoiced, Printed, Cancelled
Rechnungsempfänger	Der Rechnungsempfänger der Rechnung, es muss immer einen solchen geben. Rechnungsempfänger ist üblicherweise der Auftraggeber, der eine bestimmte Lieferung oder Leistung erhalten hat.
Kundenreferenznummer	Eine Referenznummer für diese Rechnung, sie wird mit ausgedruckt.
Rechnungstext	Fließtext zur Ausgabe eines Rechnungstextes auf der Rechnung
Zahlungsbedingungen	Fließtext zur Ausgabe der Zahlungsbedingungen auf der Rechnung
Steuerschlüssel	Steuerschlüssel sorgen dafür, dass die Geschäftsvorfälle in der Umsatzsteuer-Voranmeldung an der richtigen Position ausgewiesen werden und die Steuer korrekt berechnet wird. Wird für die Buchhaltungsschnittstelle benötigt, kann unter System - Steuerschlüssel erstellt und verwaltet werden.
Sachkonto	Als Sachkonto wird in der Buchführung jedes Hauptbuch-Konto bezeichnet, das direkt in die Bilanz oder in die Gewinn- und Verlustrechnung eingeht. Wird für die Buchhaltungsschnittstelle benötigt, kann unter System - Sachkonto erstellt und verwaltet werden.
Kostenstelle	Dabei handelt es sich um einen Ort im Unternehmen, an dem Kosten entstehen und Leistungen erbracht werden. Kostenstellen können Abteilungen oder Verantwortungsbereiche sein und nach funktionalen, räumlichen oder anderen Aspekten gebildet werden. Wird für die Buchhaltungsschnittstelle benötigt, kann unter System - Kostenstelle erstellt und verwaltet werden.
Deaktiviert	Rechnung ist anwendbar (deaktiviert = FALSCH)

Nun können der Sofortrechnung abzurechnende Positionen hinzugefügt werden.

Wenn Sofortrechnungspositionsvorlagen bereits erstellt worden sind, können die per Auswahl “Daten aus der Vorlage übernehmen” die vordefinierten Felder füllen.

Feld	Beschreibung
Daten aus der Vorlage übernehmen	Auswahl einer Sofortrechnungspositionsvorlage
Bezeichnung	Eindeutige Bezeichnung für diese Rechnung
Beschreibung	Textuelle Beschreibung der Rechnung
Mengeneinheit	Die Mengeneinheit der Position
Menge	Die Menge der Position
Preis pro Einheit	Preis pro Einheit in €
Gesamtpreis	Wenn Menge und Preis pro Einheit nicht gesetzt werden, kann ein Gesamtpreis festgelegt werden.
Steuerschlüssel	Steuersatz, Auswahl aus den zuvor hinterlegten Steuerschlüsseln
Sachkonto	Sachkonto, Auswahl aus den zuvor hinterlegten Sachkonto
Kostenstelle	Kostenstelle, Auswahl aus den zuvor hinterlegten Kostenstelle
Status	Der Status der Position

Rechnung erstellen

Prozess	Beschreibung
Rechnung erstellen	Die hinzugefügten Kopf- und Positionsdaten werden zur Rechnung hinzugefügt.

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